一个人要顶十个人用的时候，最有效的工作方式就是把可能的工作简单化自动化。比如客户见面预约这种事，如果没有一个好的系统，你们可能要在电子邮件中来来回回，也找不到一个对双方都合适的时间。何况还有很多可能的紧急情况、取消、临时改约等等，一款好用的预约系统能够省去大量沟通的麻烦，你也能有时间去完成更加重要的工作。 Acuity Scheduling 如果你需要强大而精准的定制化预约软件，就选这款 Acuity。它能满足客户会议、面试新员工、诊疗时间以及课程等各种不同的预约需求。有邮件和短信提醒功能，有效避免客户失约。对于需要定期见面的客户，还可以设置允许客户选择（每周/每月）重复的时段。你可以直接发链接给客户，或者将它嵌入网页中，而且还能通过手机app进行管理。另外，Acuity 还和不同的付款软件整合，预约服务可直接付费。 Calendly 如果你只需要相对简单的预约需求，Calendly简便易用，而且基本功能足够。比如可以设置每个团队成员一天meeting次数的上限；设置meeting之前之后的buffer时间，避免时间冲突；有时区设置，不同时区的人都能准确预约；可以根据需要设置24小时或48小时预约，以避免慌乱应对，给自己足够的准备时间。付费版本可以设置不同的meeting类型，包括1对1会面或者小组会议等等。 Doodle Doodle更适用于多人会议预约。主办者可以建议会议的时间，参与者根据自己的情况投票，最终决定一个适合所有人的时间。主办者可以这是投票的截止日期，收集与会者的联系方式。会议时间决定后，会自动出现在每个与会者的日历上。 Appointlet Appointlet是一款针对销售人员的预约软件。据调查显示，销售人员每天有21%的时间都用在email上。Appointlet可以大量减少这种无效沟通。该软件可以收集客户信息，允许多种预约类型，也可以录入整个销售团队成员availabilities，客户能直接通过预约链接或网页直接预约自己喜欢的销售人员。 Dubsado 说 Dubsado 是一款预约时间实在是小瞧了它的能力。作为一款优秀的小微企业管理软件，它可以说是一站式all-in-one的服务。它的具体功能之后再详细写一写，这里只是说它的预约功能。和其它的预约软件大同小异，优势是它能和你的client journey进行整合，而且可以通过workflow automation的流程，自动发送给客户预约，又节省了一块儿时间。
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记账云软件Waveapps的优缺点总结
之前说过Waveapps是基本满足小微企业或者自由职业者需求的一款accounting软件。这次详细说说它的pros and cons，希望能帮助有需要的小伙伴们做出选择。 优点： 免费。这个没啥好说的，刚刚起步的小企业开源还没有实现，只能多节流，即便有时候这意味着得搭进去更多的时间和精力。 简单。使用方便，即便像我们这种完全没有financial或accounting相关知识的人，也能很快上手。 财报。全方位、多角度、深入，有助于我们从各个方面了解公司的财务状况。 Estimate直接转化成invoice，很方便，不用重新录入数据。 有自己的支付系统。 缺点： 没有其它支付系统的整合，对于用惯了Stripe等系统的人，就需要自己录入，或者用Zapier来自动导入。怎么说都增加了一层麻烦。 更新很慢，很少增加新features。 银行connection较差，尤其如果你用小银行，很可能无法直接connect到你的账户。每个月导入导出也是时间。 虽然有recurring invoices，但没有recurring bills。比如你每个月都得付同样金额的电话费，但你就得每个月都手动录入，录12个…… 这个功能我看到最早2015年左右就有人在要求了，现在还没有解决。 没有一对一的客户服务，只有自己登陆论坛提问或发起讨论，其他用户或者是他们公司也会有人回复。及时解决问题什么的就不要想了。 最近又到了报税季，对于没有会计的微企业主或者自由职业者来说，一款好用的accounting软件还是非常重要的。有也在北美自己做小生意、微企业的小伙伴儿吗？你们用什么accounting软件呢？是自己报税还是找专业会计帮忙呢？
小企业为什么需要 Project Management？
无论你公司大小，有几个team member，或几个客户，一个有效的Project Management系统都是不可或缺的。对于很小的团队来说，一个PM系统也可以是一个团队管理系统，有效提高生产力。 制定计划。每个参与者都能清晰了解目标、步骤、进度、milestones以及结果。 任务分配，责任到人，工作质量得到保障，不同部门的合作也更加有效。 资源最大化运用，控制开支。 对任何变动的反应更加及时迅速。 汇总所有相关信息，一切有据可查。 节省大量团队成员之间或与客户无效沟通的时间。 收尾复盘，学习经验教训。 新冠疫情后很多公司开启员工在家工作的模式，Project Management系统经历了一次增长大爆发。根据公司的规模、运营模式和需求的不同，选择也就各不相同。图例中是微企业或者自由职业者更倾向于选择的几款，Basecamp、Asana、Trello，Monday.com和 Clickup 等等。 图7中的Notion有时候也会被用作PM系统，或者说太多人恨不能把它用作人生管理软件，不推荐，因为没必要。可以理解因为选择太多，我们很多时候都想要一个地方能够存储规划整理所有的一切，但不存在的。专门的软件都有其存在的原因，就像一个厨房电器能够做一切，常常就意味着它每样功能都就差那么一点点，而且任何一点出了问题，成本都会太高。何况像Notion，要真正把这个框架搭起来，又费时又费力，不值得。 我们目前使用的是 Clickup ，原因后续再详述，但结论是很好用，也仍在学习和探索之中。如果你也有喜欢的PM系统或推荐，欢迎在留言中和我们分享。 (* Clickup 是referral link，你如果sign up，我们会得到150个奖励points。)
免费实用也好用的Accounting App
能在一众accounting app中胜出，免费这一条是具有压倒性的优势的。但Wave能在这个竞争激烈的市场上始终占有一席之地，也绝不是免费就能hold得住的。人们常常会拿它Quickbooks相比，后者的确更加专业，但问题就在于它太过专业，所以才是专业会计的最爱。 图1 对大多数微企业主和自由职业者来说，Wave的功能不仅足够而且表现不俗——发Invoice，收账，收据，报税，财务报表等等，都能搞定。有桌面和手机app，方便实用。 图3 Wave的invoice界面清爽，虽然选择和自定义选项都不多，但只要不想太花哨也足够用了。有定时发送invoice的功能，同时可以设置自动提醒，在due date之前、当天，或者overdue了之后，Wave都可以自动发信提醒。 图4 Wave自己有payment solutions，收信用卡和电子支票。收费基本就是标准的2.9%+30c（AE贵一点，3.4%+30c）。用户可以设置Bank Payments优先，只有1%的charge，如果客户刚好选了这个，就能节省一点点营运开支。 图5 现在都网上购物，基本用不上收据。偶尔有的时候，wave还有一个receipts app，扫一下基本上能够自动录入所有的有用信息，你可以review一下，然后通过，就不用每个月手动录入所有的经营开支了。