很多人可能想不到，创业最容易犯的错误是—— 花的比赚的多。 资金之于企业，就像是氧气之于生命，没有就活不下去。但花的比赚的多并不是只有苟延残喘、濒临倒闭的企业才有的问题，还有很多看起来蓬勃发展、蒸蒸日上的企业，也会因此面临巨大的财务压力——入不敷出，不得不解雇员工，缩减库存，然后你的发货速度减慢，客服服务变差……你知道这样下去的结果如何。 通常来讲，一个企业花钱和赚钱的比例差不多应维持在1:2。也就是说如果我赚3万，那就最多再投入15000用于企业发展。毕竟，销售起起落落，有高有低，但大部分开支都是固定的，长期的。 如果你自己不擅财务，创业初期又雇不起人，那就起码做个spreadsheet，看看每个月的营收和开支状况，对企业的经营有个大概的了解。而一旦企业走上正轨，第一个要雇的员工就是bookkeeper，让他来作为守门人，确保赚的比花的多，才是企业长期可持续发展的关键。
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创业第一件事，记好账、算好钱。
创业开始，要让生意良好运作，一开始就要先设置好记账流程。无论你自己处理还是请专业会计。 无论你的销售模式和经营模式如何，都需要accounting，为了将来省却麻烦和烦恼，要和一名律师和会计师一起制定一个计划。包括”我用哪个accounting软件？谁来记账？应该外包还是自己请人？“ 1⃣️第一步：开个公司专用银行账户以及公司信用卡。 公司和个人账户分开让你在纳税时更容易跟踪收入和支出。注意，要选择服务小企业而闻名的银行，而不只是选哪个银行大。要研究清楚这家银行对新企业的扶持待遇、获得贷款的友善度，以及用的是哪家信用卡公司。 2⃣️第二步：选择一种accounting方式。 一般就是收付现实制 (Cash Basis)和权责发生制 (Accrual Basis) 两种，一般小企业都选择前者，使用现金流量表，记录开支和收入。当然Accrual Basis)就属于用资产负债表和利润表，更能清楚你真正的收支，收入超过2500万美元的企业必须采用这种方式。 3⃣️第三步：选择会计软件程序。 当前会计程序主要是桌面下载和基于云端的Saas软件程序。最好是提供记账、开发票、付薪水、支持报税等多功能解决方案一起的软件服务。 4⃣️第四步：设置好记账门类 要想财务井井有条，先对开支和收入进行分类，在创办企业初期最好就养成整理清账户的好习惯，每周或每个月来检查财务状况并核对账户（或请专业人员）。
比Wave要优秀得多的Freshbooks
这是一款介于Waveapps和Quickbooks之间的accounting软件，非常受欢迎。无论你是自由职业者、自雇人士、小生意业主，Freshbooks要比Wave更专业功能更强大，但又不像Quickbooks那么吓人。 我用过Freshbooks一段时间，该有的功能都有，根据价格阶梯不同，符合不同阶段企业的需求。价格也非常合理，月付仅4.5美金起。 除了accounting软件必备的功能，我最喜欢的三个功能包括： 1⃣️ 接受电子签名；2⃣️ 有客户端。客户能够通过链接自行查看过往记录；3⃣️ 可以直接设置账单多少天未付之后可以收取多少百分比的late fee。需要注意的是，你一定要提前告知客户你的late fee policy。 另外，很多人喜欢它的工作时间记录和简单的项目管理功能。但前者我基本用不上，后者我有更好的软件实现，所以这两点对我比较鸡肋。 Freshbooks账单的设计都很简约现代，适合各个类型的企业和自由职业者使用。
记账云软件Waveapps的优缺点总结
之前说过Waveapps是基本满足小微企业或者自由职业者需求的一款accounting软件。这次详细说说它的pros and cons，希望能帮助有需要的小伙伴们做出选择。 优点： 免费。这个没啥好说的，刚刚起步的小企业开源还没有实现，只能多节流，即便有时候这意味着得搭进去更多的时间和精力。 简单。使用方便，即便像我们这种完全没有financial或accounting相关知识的人，也能很快上手。 财报。全方位、多角度、深入，有助于我们从各个方面了解公司的财务状况。 Estimate直接转化成invoice，很方便，不用重新录入数据。 有自己的支付系统。 缺点： 没有其它支付系统的整合，对于用惯了Stripe等系统的人，就需要自己录入，或者用Zapier来自动导入。怎么说都增加了一层麻烦。 更新很慢，很少增加新features。 银行connection较差，尤其如果你用小银行，很可能无法直接connect到你的账户。每个月导入导出也是时间。 虽然有recurring invoices，但没有recurring bills。比如你每个月都得付同样金额的电话费，但你就得每个月都手动录入，录12个…… 这个功能我看到最早2015年左右就有人在要求了，现在还没有解决。 没有一对一的客户服务，只有自己登陆论坛提问或发起讨论，其他用户或者是他们公司也会有人回复。及时解决问题什么的就不要想了。 最近又到了报税季，对于没有会计的微企业主或者自由职业者来说，一款好用的accounting软件还是非常重要的。有也在北美自己做小生意、微企业的小伙伴儿吗？你们用什么accounting软件呢？是自己报税还是找专业会计帮忙呢？
免费实用也好用的Accounting App
能在一众accounting app中胜出，免费这一条是具有压倒性的优势的。但Wave能在这个竞争激烈的市场上始终占有一席之地，也绝不是免费就能hold得住的。人们常常会拿它Quickbooks相比，后者的确更加专业，但问题就在于它太过专业，所以才是专业会计的最爱。 图1 对大多数微企业主和自由职业者来说，Wave的功能不仅足够而且表现不俗——发Invoice，收账，收据，报税，财务报表等等，都能搞定。有桌面和手机app，方便实用。 图3 Wave的invoice界面清爽，虽然选择和自定义选项都不多，但只要不想太花哨也足够用了。有定时发送invoice的功能，同时可以设置自动提醒，在due date之前、当天，或者overdue了之后，Wave都可以自动发信提醒。 图4 Wave自己有payment solutions，收信用卡和电子支票。收费基本就是标准的2.9%+30c（AE贵一点，3.4%+30c）。用户可以设置Bank Payments优先，只有1%的charge，如果客户刚好选了这个，就能节省一点点营运开支。 图5 现在都网上购物，基本用不上收据。偶尔有的时候，wave还有一个receipts app，扫一下基本上能够自动录入所有的有用信息，你可以review一下，然后通过，就不用每个月手动录入所有的经营开支了。