一个人要顶十个人用的时候，最有效的工作方式就是把可能的工作简单化自动化。比如客户见面预约这种事，如果没有一个好的系统，你们可能要在电子邮件中来来回回，也找不到一个对双方都合适的时间。何况还有很多可能的紧急情况、取消、临时改约等等，一款好用的预约系统能够省去大量沟通的麻烦，你也能有时间去完成更加重要的工作。 Acuity Scheduling 如果你需要强大而精准的定制化预约软件，就选这款 Acuity。它能满足客户会议、面试新员工、诊疗时间以及课程等各种不同的预约需求。有邮件和短信提醒功能，有效避免客户失约。对于需要定期见面的客户，还可以设置允许客户选择（每周/每月）重复的时段。你可以直接发链接给客户，或者将它嵌入网页中，而且还能通过手机app进行管理。另外，Acuity 还和不同的付款软件整合，预约服务可直接付费。 Calendly 如果你只需要相对简单的预约需求，Calendly简便易用，而且基本功能足够。比如可以设置每个团队成员一天meeting次数的上限；设置meeting之前之后的buffer时间，避免时间冲突；有时区设置，不同时区的人都能准确预约；可以根据需要设置24小时或48小时预约，以避免慌乱应对，给自己足够的准备时间。付费版本可以设置不同的meeting类型，包括1对1会面或者小组会议等等。 Doodle Doodle更适用于多人会议预约。主办者可以建议会议的时间，参与者根据自己的情况投票，最终决定一个适合所有人的时间。主办者可以这是投票的截止日期，收集与会者的联系方式。会议时间决定后，会自动出现在每个与会者的日历上。 Appointlet Appointlet是一款针对销售人员的预约软件。据调查显示，销售人员每天有21%的时间都用在email上。Appointlet可以大量减少这种无效沟通。该软件可以收集客户信息，允许多种预约类型，也可以录入整个销售团队成员availabilities，客户能直接通过预约链接或网页直接预约自己喜欢的销售人员。 Dubsado 说 Dubsado 是一款预约时间实在是小瞧了它的能力。作为一款优秀的小微企业管理软件，它可以说是一站式all-in-one的服务。它的具体功能之后再详细写一写，这里只是说它的预约功能。和其它的预约软件大同小异，优势是它能和你的client journey进行整合，而且可以通过workflow automation的流程，自动发送给客户预约，又节省了一块儿时间。
居家办公 Zoom 视频会议怎么设置才好？
对大多数本就居家工作的自由职业者来说，新冠疫情改变的就是出门见客户这件事儿也省了。但也因为无法in person，我们呈现在视频中的形象就显得格外重要。神经科学研究告诉我们，相比耳朵听到的，大多数更容易记住眼睛看到的。这不仅包括我们个人的形象，还有办公空间，都能侧面展现我们的专业度和亲和力以及赢取客户信任。那么要如何打造一个ZOOM friendly的办公空间呢？ 独立空间。居家工作期间，很多人早已习惯了工作的同时，有孩子的玩闹声，狗叫声，伴侣走来走去，甚至快递按门铃的声音……但如果你要进行客户会议，请找一个安静的空间，提前和家人沟通好，尽量保持安静，以免造成打扰。 办公角度变换。传统办公桌椅的设置通常面对墙壁，但为了避免背景混乱，建议将桌椅调转方向。座椅背对墙壁，就有了一个更加干净的背景。需要注意的是，背景要干净整洁，但不能光秃秃的。喜欢艺术的，可以找自己喜欢的艺术家的作品，或画作或摄影作品，都可以。如果背景中有置物架或柜子，则可以放置绿植显得有生气和活力；也可以加一两张家人照片，突显你顾家的形象。 如果你要添加背景色彩，选择摄像头更容易读取的蓝色，或不会太过突兀的中性色、大地色。 背景可以有不同质地材料的搭配，比如墙纸、砖墙、不同面料的布艺。不必掩盖这是个人空间的事实，我们要的是专业，而不是冷冰冰。 道具，比如毕业证书或获奖证书。这个不是为了显摆炫耀，对某些特定专业人士来说，反倒是必要的资质证明。 打光。自然光很难控制，一台价格低廉的环形灯就能解决问题了。这几乎是做短视频人手必备的神器了。
自由职业者高效工作守则
上一篇写微企业主和自由职业者应该给自己设好边界，才能不陷入996或24/7。但如何提高工作效率更加重要，毕竟只要我们在固定时间内完成工作，然后就能快乐下班安心放松啦。 1. 计划。对刚起步的小微企业或自由职业者尤为重要，设定好每个月的目标，每个星期的milestone，每天的to-do，确保你on track。每天结束工作的时候，看看自己的to-do list都一条一条划掉了，就会成就感满满，心情愉悦。也就不会带着未完成的工作开始和家人相处，身在曹营心在汉，有没有时间表也都没啥意义。 2. 工具。工欲善其事，必先利其器。现代科技，有太多工具可以帮助我们提高工作效率了。之前写过的#projectmanagement，#accounting 的系统都属于这个类别。以后还会分享更多帮助你减化甚至自动化workflow的工具。 3. 说不。说不本质上是有自知之明。生意刚刚踏上正轨或是突然爆发式增长的时候，很多人都会来者不拒而忽略了自己的承受能力。但在接任何一个工作之前，都请认真考虑自己是否有时间完成这份工作，并保持原来的高质量？这一点不仅仅是为了生活和工作的平衡，也是生意能够sustainable发展的重要保障。毕竟，你的工作完成度如果变差，客户是说走就走的。 4. Outsourcing。生意发展到一定的程度，你必须得向外求援，或者是outsourcing或者是开始雇佣。最早要做的，就是将你本来就不太擅长的部分outsourcing，缓解压力，减轻workload之外，你自己可以用outsourcing换来的时间做更擅长的事，产生更好的效益。
逃出了996魔咒又陷进了24/7？
最近关于996的讨论又多起来，其实这不仅是全职工作者的困扰，很多小微企业主和自由职业者也是一样。本以为都自己干了，还不能控制自己的时间，自己的生活嘛？现实却拼命打脸。更可怕的是，你连抱怨的权利都没有，因为一切都是自己选的。 “个体户”会陷入每一秒活儿都是给自己干的，每一分钱都是给自己赚的迷思里，结果常常不仅仅是996，还得24/7。最开始你可能干劲儿十足，但不用多久，就会从身体上到精神上消耗殆尽。至于家庭，基本也就形同虚设，有没有都那么回事儿了。 因此，工作和生活的平衡在任何一个领域都是重要议题。其实做到这个并不难，只是需要改变意识，用对方法，然后坚持实施。这个主题写两篇，这一篇就从边界感的角度来做分享，也就是说，自己把框画好了先。也欢迎大家各抒己见。 1) 固定上班时间。自己干的好处就是灵活，所以这个时间不必非得是9-5，而是适合自己和家庭的时间表。举个例子，在北美小朋友放学大概是下午2:30，那么如果你是父母，就得去接娃，然后送娃上兴趣班等等……那么你的时间设定可以类似于早6-7，9-2，然后晚上8-9这样。 2）固定休闲时间。是自己能放松，与家人相处，还是出外和朋友聚会，休闲也是生活不必可少的一个部分。它的作用不仅是放松身心，而且还能汲取能量和灵感，回到工作的时候精神百倍。 3）专门的工作场所。疫情之前如果你自己没有business office，还可以去WeWork这些地方租个场地。疫情之后大家都居家工作，一个专门的房间用做办公室就显得格外重要。进入这个房间就进入工作状态，你自己比较容易调整之外，家人也不会来打扰。这样工作效率和生产力就会大大提高。
记账云软件Waveapps的优缺点总结
之前说过Waveapps是基本满足小微企业或者自由职业者需求的一款accounting软件。这次详细说说它的pros and cons，希望能帮助有需要的小伙伴们做出选择。 优点： 免费。这个没啥好说的，刚刚起步的小企业开源还没有实现，只能多节流，即便有时候这意味着得搭进去更多的时间和精力。 简单。使用方便，即便像我们这种完全没有financial或accounting相关知识的人，也能很快上手。 财报。全方位、多角度、深入，有助于我们从各个方面了解公司的财务状况。 Estimate直接转化成invoice，很方便，不用重新录入数据。 有自己的支付系统。 缺点： 没有其它支付系统的整合，对于用惯了Stripe等系统的人，就需要自己录入，或者用Zapier来自动导入。怎么说都增加了一层麻烦。 更新很慢，很少增加新features。 银行connection较差，尤其如果你用小银行，很可能无法直接connect到你的账户。每个月导入导出也是时间。 虽然有recurring invoices，但没有recurring bills。比如你每个月都得付同样金额的电话费，但你就得每个月都手动录入，录12个…… 这个功能我看到最早2015年左右就有人在要求了，现在还没有解决。 没有一对一的客户服务，只有自己登陆论坛提问或发起讨论，其他用户或者是他们公司也会有人回复。及时解决问题什么的就不要想了。 最近又到了报税季，对于没有会计的微企业主或者自由职业者来说，一款好用的accounting软件还是非常重要的。有也在北美自己做小生意、微企业的小伙伴儿吗？你们用什么accounting软件呢？是自己报税还是找专业会计帮忙呢？
微企业为什么必须要有网站？
再小的个体也有自己的品牌，再小的企业也需要自己的网站。微企业做网站是花最少的钱发展最多的业务的机会。 调查显示，几乎75%用户购物或购买服务前会先访问企业网站，其中70%用户不会从没有网站的公司购买产品或服务。没有网站就失去大量机会，转而去竞争对手那里。 到2040年，所有购物95%在网上进行，无论大小，企业都能从网站中受益。 一、显得合法、专业、值得信任。40%消费者表示，用社交媒体页面代替网站的企业会产生负面形象。 二、完善的网站上可以提供足够信息，吸引用户。有企业服务和产品的目录，并随时可以更改。 三、可以跨越地理限制，瞄准更大的市场，进行网上销售。 四、准确收集客户信息。了解访问者数据，把社交媒体关注者吸引到网站上，转化为潜在客户和新客户。 五、展示你的作品或产品，展现企业的独特性。定期发表文章展示企业形象和能力，对客户进行教育。 六、社交媒体平台热度会变、规则会变，不能永久依赖，而网站是你的营销中心，永不关闭，等于你的广告牌，任何时候在销售和推广你的服务和产品。 七、节省时间和金钱。可以在线问答用户，节省时间，节省传单印刷开支，网站比传统广告更实惠。 八、给员工一个知识库和资源中心，更快、更容易了解企业。 九、可以直接和大企业进行竞争，解决大企业因为规模太大而忽略的问题。 十、有网站，有域名，就有一个企业邮件，容易记，也更可信，在开展业务时发挥巨大作用。
小企业为什么需要 Project Management？
无论你公司大小，有几个team member，或几个客户，一个有效的Project Management系统都是不可或缺的。对于很小的团队来说，一个PM系统也可以是一个团队管理系统，有效提高生产力。 制定计划。每个参与者都能清晰了解目标、步骤、进度、milestones以及结果。 任务分配，责任到人，工作质量得到保障，不同部门的合作也更加有效。 资源最大化运用，控制开支。 对任何变动的反应更加及时迅速。 汇总所有相关信息，一切有据可查。 节省大量团队成员之间或与客户无效沟通的时间。 收尾复盘，学习经验教训。 新冠疫情后很多公司开启员工在家工作的模式，Project Management系统经历了一次增长大爆发。根据公司的规模、运营模式和需求的不同，选择也就各不相同。图例中是微企业或者自由职业者更倾向于选择的几款，Basecamp、Asana、Trello，Monday.com和 Clickup 等等。 图7中的Notion有时候也会被用作PM系统，或者说太多人恨不能把它用作人生管理软件，不推荐，因为没必要。可以理解因为选择太多，我们很多时候都想要一个地方能够存储规划整理所有的一切，但不存在的。专门的软件都有其存在的原因，就像一个厨房电器能够做一切，常常就意味着它每样功能都就差那么一点点，而且任何一点出了问题，成本都会太高。何况像Notion，要真正把这个框架搭起来，又费时又费力，不值得。 我们目前使用的是 Clickup ，原因后续再详述，但结论是很好用，也仍在学习和探索之中。如果你也有喜欢的PM系统或推荐，欢迎在留言中和我们分享。 (* Clickup 是referral link，你如果sign up，我们会得到150个奖励points。)
免费实用也好用的Accounting App
能在一众accounting app中胜出，免费这一条是具有压倒性的优势的。但Wave能在这个竞争激烈的市场上始终占有一席之地，也绝不是免费就能hold得住的。人们常常会拿它Quickbooks相比，后者的确更加专业，但问题就在于它太过专业，所以才是专业会计的最爱。 图1 对大多数微企业主和自由职业者来说，Wave的功能不仅足够而且表现不俗——发Invoice，收账，收据，报税，财务报表等等，都能搞定。有桌面和手机app，方便实用。 图3 Wave的invoice界面清爽，虽然选择和自定义选项都不多，但只要不想太花哨也足够用了。有定时发送invoice的功能，同时可以设置自动提醒，在due date之前、当天，或者overdue了之后，Wave都可以自动发信提醒。 图4 Wave自己有payment solutions，收信用卡和电子支票。收费基本就是标准的2.9%+30c（AE贵一点，3.4%+30c）。用户可以设置Bank Payments优先，只有1%的charge，如果客户刚好选了这个，就能节省一点点营运开支。 图5 现在都网上购物，基本用不上收据。偶尔有的时候，wave还有一个receipts app，扫一下基本上能够自动录入所有的有用信息，你可以review一下，然后通过，就不用每个月手动录入所有的经营开支了。
加拿大创业：如何申请GST number
在加拿大初创小企业，很多人都会考虑是否注册GST/HST number。根据政策，如果企业年收入不到$30,000（加币），那么你并不需要申请这个号码。新的企业要操心的事儿已经很多了，实在不需要再加上这么复杂难搞的税务问题。 但无论是有经验的企业主还是会计师，大都会建议立刻申请。因为没有注册的企业相当于在昭告天下，你的企业规模太小，赚钱太少。 GST/HST number，可以通过电话、网络以及传真的方式，在Canada Revenue Agency注册。 你需要提交的信息包括： 个人信息：姓名、SIN、生日、邮编 企业信息：企业名称、地址、经营类型、所有股东的名字和SIN 报税的频率也是有要求的。 收入超过$6,000,000 – 每月一次 收入在$1,500,000 到$6,000,000 之间- 可以每月或每个季度 收入不到 $1,500,000 – 至少每年一次，也可以选择每月或每个季度 有一定收入的小企业还是建议至少每个季度报一次，因为一年的GST累计下来，也是一笔不小的数额，不如分批分次缴纳更加合理。